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Cómo afrontar la complejidad de trabajar desde cualquier lugar

Un artículo en el que se destacan las consideraciones sobre el trabajo desde cualquier lugar para los empresarios, incluidas las crecientes expectativas culturales, la legislación laboral, la inmigración, la fiscalidad de las nóminas, el Deber de Protección, las prestaciones, la ciberseguridad y la privacidad de los datos, la propiedad intelectual y las cuestiones contractuales.

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Desde la pandemia, el tema del trabajo a distancia sigue siendo objeto de acalorados debates. Algunos empresarios creen que ha llegado el momento de adoptar un enfoque más duro respecto a la vuelta a la oficina, mientras que otros están adoptando el trabajo a distancia como su nueva norma. Aunque las posturas de los empresarios sobre el trabajo a distancia varían, muchos empleados, si no la mayoría, esperan tener la opción de trabajar a distancia. La libertad de trabajar desde cualquier lugar, ya sea su casa, otro lugar de su país u otro país, aumenta la presión sobre las organizaciones para que adopten una postura sobre el trabajo flexible que equilibre la retención del talento sin crear riesgos innecesarios para la empresa.

Por ejemplo, la Ley de Relaciones Laborales (Trabajo Flexible) de 2023, que se espera que entre en vigor en el Reino Unido en 2024, ha mejorado los derechos de los empleados en el Reino Unido a solicitar un trabajo flexible, en particular haciendo de este un derecho de primer día para los empleados.

En este artículo se exponen las tendencias en las expectativas de trabajo flexible y las consideraciones que deben tener en cuenta los empleadores a la hora de adoptar una posición sobre el trabajo a distancia, en particular el trabajo desde cualquier lugar.

Crecientes expectativas culturales

La creciente presión sobre los empleadores se refleja en estudios recientes. Según la investigación completada por GQ|Littler en diciembre de 2021, las decisiones del Tribunal de Empleo relacionadas con el trabajo flexible han aumentado constantemente desde 2018, alcanzando un récord en el año fiscal 2020 a 2021, con un aumento del 53% desde el año fiscal anterior. Según una investigación completada por el Parlamento del Reino Unido en septiembre de 2022, aproximadamente el 22% de los empleados del Reino Unido encuestados habían trabajado desde casa un día en la semana anterior (en comparación con el 12% en 2019) y aproximadamente el 13% trabajaba exclusivamente desde casa (en comparación con el 5% en 2019). Aunque todavía no sabemos cómo se comparan esas estadísticas con las de 2023, es muy probable que la tendencia al alza haya continuado. 

El trabajo flexible también incluye el trabajo compartido, el horario flexible y el trabajo con horario comprimido. De hecho, cada vez son más los empleados que preguntan por la posibilidad de trabajar en otros países, ya sea de forma temporal o permanente. 

Las empresas ya están aprovechando el mercado y se dirigen específicamente a los empleados que desean adoptar una cultura de trabajo desde cualquier lugar. Compañías como "OUTSITE" ofrecen acceso a alojamientos específicamente diseñados para trabajadores remotos, mientras que Airbnb ha lanzado su programa "Live and Work Anywhere", y "Storyline" ofrece residencias a bordo en venta, lo que significa que los trabajadores remotos podrían trabajar y viajar por el mundo a tiempo completo. Es posible que los gobiernos también quieran responder a la demanda ofreciendo visados para "nómadas digitales", como el permiso de residencia de un año de los EAU para trabajadores a distancia empleados por empresas de fuera del país. Algunos empleadores están respondiendo introduciendo políticas de trabajo desde cualquier lugar, promocionándose como "totalmente remotos" o "remotos primero".

Consideraciones para las organizaciones

A medida que se generaliza el trabajo desde cualquier lugar, las empresas deben prepararse para el futuro del trabajo flexible, ya que la innovación y los cambios culturales están siendo superados por los reguladores a escala mundial. Las consideraciones específicas para las organizaciones variarán de un país a otro en función de su marco jurídico. En general, sin embargo, las cuestiones se plantean en las siguientes áreas: legislación laboral, inmigración, impuestos sobre nóminas, salud y seguridad junto con el deber de diligencia del empresario, prestaciones, privacidad y seguridad de los datos, propiedad intelectual y contratos.

Derecho laboral

Técnicamente, el lugar desde el que se realiza el trabajo determina qué leyes y reglamentos laborales se aplican. Por lo tanto, si un empleado trabaja desde otro estado o país, ese empleado podría reclamar que tiene derecho a los beneficios y protecciones que ofrece la legislación laboral de ese estado o país, que podría incluir requisitos de salario mínimo, contribuciones a pensiones, discriminación y/o regulaciones de las horas de trabajo que estén desalineadas con las leyes de la ubicación del empleador. Desgraciadamente, no existe ninguna indicación clara o coherente sobre la forma en que un juzgado o tribunal de trabajo decidiría sobre una cuestión de este tipo.

Inmigración

Los empleados que quieren trabajar desde fuera de su país de residencia necesitan una autorización de trabajo en ese país, lo que a menudo requiere el patrocinio de un visado por parte de un empleador local. Algunos países han introducido visados de "nómada digital" específicamente para empleados remotos que trabajan para empleadores extranjeros. Muchos de estos países aún no cuentan con la infraestructura necesaria para que un empleado pueda solicitar el visado y algunos países se enfrentan a un escrutinio local debido al impacto del coste de la vida local. Además, los visados para "nómadas digitales" suelen tener requisitos muy exigentes, lo que conlleva costes adicionales y retrasos que desaniman a los empleados que prevén una estancia corta. 

Impuesto sobre la nómina

Dependiendo de la duración de la presencia de un empleado en un estado o país diferente, el empleado, y en algunos casos el empleador, puede llegar a ser responsable de los impuestos y las contribuciones a la seguridad social en ese país. Dependiendo de los países implicados, un convenio fiscal puede permitir al empleado evitar la doble imposición y las obligaciones de seguridad social durante un periodo de tiempo.

Salud y seguridad y Deber de Protección

En muchos países, como el Reino Unido, los empresarios tienen el Deber de Protección personal e indelegable de velar por la seguridad de sus empleados en el trabajo. Por lo general, esto incluye proporcionar una formación adecuada en materia de seguridad y garantizar que el entorno de trabajo sea seguro y protegido.

Este concepto tiene un amplio alcance. Por ejemplo, en 2021, un tribunal alemán dictaminó que un hombre que resbaló mientras caminaba unos metros desde su cama hasta la oficina de su casa sufrió una lesión laboral porque técnicamente se estaba desplazando. Si el Deber se aplica a un empleado que trabaja a distancia desde casa, no es descabellado considerar que puede aplicarse a los empleados que trabajan a distancia desde cualquier lugar. Por otra parte, los regímenes o seguros de indemnización de los trabajadores pueden limitar la cobertura extraterritorialmente. 

Prestaciones

Al igual que ocurre con los regímenes y seguros de indemnización de los trabajadores, otras prestaciones y seguros pueden no aplicarse a los empleados que trabajan a distancia desde fuera de su país, ya sea en su totalidad o en parte, bien por la política del proveedor de las prestaciones o por la legislación aplicable.

Ciberseguridad y privacidad de los datos

El trabajo a distancia añade complejidad a los equipos de ciberseguridad a la hora de garantizar que la red del empleador es lo suficientemente segura. Puede ser tan sencillo como que los lugares de trabajo abiertos expongan los datos a terceros o más complejo, como que aumente el riesgo de ciberataques, sobre todo si los empleados que trabajan a distancia utilizan redes públicas o trabajan desde espacios de convivencia o zonas públicas.

Con respecto a la privacidad de los datos, trabajar en el extranjero puede implicar obligaciones en virtud de la legislación local sobre privacidad de datos. A efectos del RGPD, las directrices de la Junta Europea de Protección de Datos (JEPD) confirman que el acceso de los empleados que trabajan desde el extranjero no crearía en sí mismo una transferencia de datos.  

Para asegurarse de que están cumpliendo con sus obligaciones legales, como su deber de diligencia, los empleadores pueden estar inclinados a supervisar a los empleados mientras trabajan a distancia para que sean conscientes de cualquier riesgo o peligro potencial. También pueden querer controlar el rendimiento o las horas de trabajo. Puede haber requisitos específicos de notificación y consentimiento si los empleadores supervisan a los empleados mediante el uso de software, como los que miden el tiempo de trabajo o la actividad de pulsación de teclas, que los empleadores deben tener en cuenta.

Propiedad intelectual

Las leyes de propiedad intelectual varían de un país a otro. Los empresarios pueden creer erróneamente que la propiedad intelectual es propiedad de la empresa, cuando no siempre es así. En la práctica, esto expone a los empresarios al riesgo de robo de secretos comerciales. 

Cuestiones contractuales

La firma electrónica y las herramientas de firma digital han facilitado la contratación comercial cuando un empleado está fuera de la oficina. Sin embargo, los empresarios deben considerar las implicaciones legales que pueden surgir cuando un empleado firma un contrato desde fuera del país de constitución de la entidad firmante y si el país en el que se encuentra el firmante puede arrojar implicaciones debidas a la ubicación de los firmantes al firmar el contrato.

Cómo puede ayudar International SOS

Si los empresarios aún no se han enfrentado a una solicitud para trabajar desde cualquier lugar, es cada vez más probable que se produzca en algún momento, si es que no está ocurriendo ya de una manera más ad hoc e informal. Es un buen momento para evaluar los riesgos y beneficios de permitir a los empleados trabajar desde cualquier lugar y adoptar una postura al respecto.

¿Permite su organización que los empleados trabajen desde cualquier lugar? ¿Cómo gestiona algunas de las consideraciones mencionadas?

Durante casi cuatro décadas, nuestros expertos en seguridad, salud, logística y digital han ayudado a más de 11.000 organizaciones de todo el mundo a cumplir con su Deber de Protección. Independientemente de su sector, tamaño o ubicación, entendemos los riesgos de su personal y cómo potenciar la resiliencia de la plantilla.

  1. The CEOs drawing a hard line on return-to-office policies - BBC Worklife
  2. Record number of employees taking employers to court for refusing flexible working requests – GQ|Littler
  3. The impact of remote and hybrid working on workers and organisations - POST (parliament.uk)
  4. Coliving + Community for Remote Workers | Outsite
  5. Live and Work Anywhere: Remote Working Programme (airbnb.co.uk)
  6. Residence visa for working outside the UAE | The Official Portal of the UAE Government
  7. 50+ fully remote companies that let you work from anywhere (zapier.com)
  8. Fall on walk from bed to desk is workplace accident, German court rules | Germany | The Guardian

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